退费不是口头说一句就能启动。示范文本第五条写得很明确：出现约定的退费情形时，"委托人可书面通知受托人进行退费，受托人于收到委托人书面通知后十五个工作日内按本合同约定予以退还"。换句话说，退费流程的第一步是发出一份能留痕的书面通知，而不是只在聊天软件里说"我要退款"。

同时要记住两条边界：退费范围只限受托人已经收取的中介服务费，不包含受托人为你向第三方代缴的费用；而"十五个工作日"是从受托人收到书面通知之后开始算，既不是你发出的那天，也不是自然日。下面按你真正会遇到的步骤拆开讲。

示范文本把退费分成了哪几类

先看清依据。合同第五条原文把退费分成几种情形，你对照自己的情况对号入座：

  • 在双方都没违约的前提下，如果受托人没能在约定日期前帮你拿到任一所约定院校的录取通知书，或者拿到的录取通知书与附件一《院校及专业确认表》载明的申请类型、院校、专业不一致，你可以提出退款要求。受托人可扣除已支付服务费总额的一定比例，用于抵扣已提供服务的必要支出，余款按合同约定的方式和时间退还。
  • 留学申请成功但因你自身原因导致签证被拒签的，受托人不退还任何费用；因非你原因导致签证被拒签的，双方协商后，受托人须将中介服务费中所含办理申请签证服务的费用全部或部分退还。
  • 若你单方面要求解除合同（双方均未违约），按合同实际履行的阶段处理：尚未提供任何入学申请材料的、已提供材料但受托人尚未向院校提交的、已提交但申请尚未成功的、申请成功但受托人尚未提供签证服务的，分别适用不同的扣除比例，余额退还、合同终止。具体比例看你签的那份合同怎么填。
  • 因受托人提供虚假材料、未按时申请到录取通知书或导致申请失败、被拒签的，受托人全额退还中介服务费，并按约定支付违约金。

这几类里，前三类都落回到"书面通知 + 十五个工作日"这个操作环节。

书面通知怎么写：把这几项写清楚

书面通知不需要华丽辞藻，关键是要素齐全、能证明"你发过、对方收过、依据哪条、退多少"。建议至少包含以下内容：

通知应写明的要素 作用和注意点
合同与双方信息 写清合同名称、签署日期、你的姓名，便于对方定位你的案件
退费依据 写明依据合同第几条、哪一种情形，例如第五条对应款项
退费金额与计算 列明已付中介服务费、合同约定期限内的扣除比例、应退余额及依据
收款账户 写明你接收退款的账户，避免对方以"没账号"拖延
时限要求 明确要求对方在收到本通知后十五个工作日内退还
署名与日期 你签字、写日期，并保留送达凭证

写的时候不要夹带情绪化指责，把合同条款和金额对应关系列清楚即可。发出后，保存好对方签收、邮件已读回执或邮政回执等能证明"对方已收到"的材料——这直接关系到十五个工作日的起算。

十五个工作日到底从哪天算起

这是读者最容易算错的地方。合同写的是"受托人于收到委托人书面通知后十五个工作日内"退还。

  • 起算节点是受托人实际收到书面通知，而不是你发出的那天。常见做法是自收到日的次日起算；若合同另有填写或双方另有确认，以之为准。
  • "工作日"要扣除周六、周日以及法定节假日，只算正常上班日。所以十五个工作日明显长于十五个自然日，遇到春节、国庆等长假期还会进一步拉长。
  • 因为你发出通知的当天不计入，且节假日不计入，所以不要按"发通知后十五天"去催，而应按对方签收日的次日起数工作日。
  • 实务上最稳妥的做法：发出通知时同步记录对方签收日期，之后再对照日历数工作日，避免双方对"收到日"有争议。

签合同和维权时，这几处要逐项核对

很多退费纠纷，根源在签合同那一步没看清。结合第五条、第四条，签约和维权时请逐项核对：

  1. 合同里的空白项必须填好再签字。扣除比例、各阶段天数、退款日期与方式、违约金比例，在示范文本里都是留白由双方填写的；空白合同不要签。
  2. 核对附件一《院校及专业确认表》是否与你实际想申请的院校、专业一致，这关系到退费情形里"不一致"的认定。
  3. 确认退费方式和指定账户。第五条退回方式以合同填写为准（现金、卡或汇款），汇款要写清账号、账户名称、开户行。
  4. 分清"中介服务费"和"代第三方缴的费用"。第五条明确退费范围只限已收中介服务费，代你缴纳的院校申请费、签证费等第三方费用不在其中，相关票据自己留好。
  5. 第八条争议解决方式由双方勾选（仲裁、诉讼或其他），签之前看清选的是哪一类，这决定日后去哪解决。

看到这些情况，先停下

  • 合同关键空白没填，对方却催你先签字：停下，要求填妥再签。
  • 对方说"微信说一声就行""不用写通知"：退费按合同要书面通知，停下并按合同走，别被口头说法带偏。
  • 对方把代第三方缴的费用也一并扣掉，或拒绝说明扣除依据：要求对方指出具体合同条款。
  • 对方口头报出一个扣除比例或天数，但和你签的合同不一致：以你签的合同为准，必要时书面确认。
  • 对方否认收到通知：用你留存的签收、回执凭证回应，必要时再走争议解决或投诉渠道。

原文没写、需要你向对方或主管部门确认的事项

示范文本是模板，本身留白很多，以下内容模板没有填、也不能由本篇替你补足：

  • 所有具体扣除比例、各阶段天数、应退金额、违约金比例，都在你实际签署的合同里由双方填写，请以你的合同为准；有疑问向对方书面确认。
  • 争议解决选了仲裁还是诉讼，看你合同第八条的勾选。
  • 消费投诉方面，你可通过全国12315平台投诉（该平台由国家市场监督管理总局主办）；具体操作流程与处理结果以平台实际为准，本篇不展开。
  • 一旦出现纠纷，最终结论请以你签订的合同、主管部门的答复以及律师的专业意见为准，本篇只做核验与条款梳理，不给个案法律结论。

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